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CIP - Archiv

Den Fachbereich Finanzwesen prägten schon immer spezielle Anforderungen und Spezifikationen. Seit über einem Jahrzehnt versorgen und betreuen wir Sie mit der am Markt führenden Software CIP – KD. Dabei war es für uns immer sehr wichtig, nie den ganzheitlichen Blick für die zahlreichen Abläufe in der Verwaltung aus den Augen zu verlieren. Aus diesem Grundsatz heraus entstanden Ideen und Visionen, die wir umgesetzt haben:

komuna.RIS – das Rathaus Informations-System

Mit der Anbindung an weitere Fachverfahren wird komuna.RIS zum zentralen Informationspool der gesamten Verwaltung. Eine Besonderheit daraus ist die direkte Integration des Archivierungsmoduls in die Finanzwesensoftware:

Der Vorteil des digitalen Archivs liegt auf der Hand: Was Sie früher aufwändig in dicken Ordnern und in Regalen gesucht haben, können Sie jetzt mit CIP – Archiv blitzschnell auffinden. Umgehend erhalten Sie Ihre benötigten Informationen.

Allgemeine Leistungsmerkmale

Umfang CIP - Archiv

Aufbauend auf CIP – Archiv bedeutet die Integration von weiteren „E-geprägten“ Prozessen ein komplettes elektronisches Anordnungswesen (Rechnungseingangsbuch).

Interessant dabei für Mitarbeiter des Fachbereichs Finanzwesen:
Die gesamte Bearbeitung von CIP – Archiv erfolgt aus Ihrer gewohnten Programmumgebung CIP – KD. Alle Funktionen können Sie sowohl bei kameraler als auch doppischer Verarbeitung nutzen. Natürlich bietet CIP – Archiv auch die parallele Bearbeitung verschiedener aktiver Mandanten.

Belegarchivierung

CIP – Archiv kann problemlos in die vorhandene Aufbau- und Ablauforganisation von CIP – KD integriert werden. Dies verdeutlicht auch das nachfolgende Diagramm.

Optional kann nach erfolgreichem Abschluss des Scanvorganges eine elektronische Langzeit-Archivierung auf WORM erfolgen.

Auskunft/Anzeigemöglichkeiten
Lassen Sie sich schnell und übersichtlich zu verschiedenen Konten (kamerale bzw. doppische HÜL-, Sach-, FIBU-, Verwahr- und Vorschusskonten) die Anordnungen incl. ihren begründenden Unterlagen aus dem Archiv anzeigen. Umgehend erhalten Sie alle Informationen. Egal, ob aus einem Einzelbeleg oder einem ganzen Belegordner. Dabei werden die Zugriffsrechte von CIP – KD berücksichtigt.

Die nachfolgend genannten Module gestatten auf Konten- und/oder Belegebene einen direkten Blick in das CIP – Archiv, so dass Anordnungen und ihre begründenden Unterlagen im Original wieder sichtbar werden.

Die nach dem Scannen im Hintergrund erfolgte OCR-Schriftguterkennung und Volltextindizierung garantieren ein schnelles Auffinden der gesuchten Belege nicht nur nach den von CIP – KD bereitgestellten Metadaten.

Steuer- und Kassenakte

Mit der neuen Programmversion von CIP – Archiv wurden zusätzlich die Bereiche der Steuer- und Kassenakte angebunden. Erstellte Bescheide, Aktennotizen, Ausgangsschreiben oder externe Dokumenten können direkt in der jeweiligen Steuerakte digital abgelegt werden. Auf einem Blick haben Sie alle wichtigen Informationen zum Steuerfall verfügbar.

Dabei arbeitet die Steuer- und Kassenakte grundsätzlich nach dem Motto:

Damit können Sie gewährleisten, dass Sie in Zukunft genau die Dokumente in der Originalversion wieder finden, wie diese erzeugt und abgelegt wurden.
Die Archivübergabe der Dokumente in die Steuer- und Kassenakte erfolgt im PDF/A-Dateiformat.
Der Zugriff auf archivierte Dokumente kann entweder direkt in der Fallbearbeitung beim jeweiligen Personenkonto oder aber über die integrierte Archivrecherche im entsprechenden Arbeitsbereich erfolgen.

Die Steuer-/Kassenakte ist in folgenden Bereichen verfügbar:

 

Steuern und Abgaben:

• Allgemeine Abgaben

• Gewerbesteuer

• Sonstige Personenkonten

• Fremdenverkehr

• Verbrauchsgebühren Wasser/Abwasser

 

Kassenwesen:

• Mahnung / Vollstreckung

Langzeitarchivierung auf WORM